Hierover zijn voorschriften opgenomen in de artikelen 5 (“Beschikking over gelden”) en 6
(“Administratie cliëntengelden”) van de Administratieverordening. De notarispraktijk dient procedures en maatregelen van interne controle rond het betalingsverkeer te hebben om te waarborgen dat alle betalingen (“uitboekingen”) rechtmatig plaatsvinden, dus tijdig, voor het juiste bedrag en aan de juiste rechthebbende. Sinds april 2022 is daarnaast voor de inrichting van de betaalprocedures en de interne functiescheidingen de Beleidsregel Fiattering Uitbetalingen van kracht, zoals vastgesteld door het Bestuur van de KNB.
Tekeningsbevoegdheid voor betalingen is in beginsel aan de notaris voorbehouden.
Uit praktische overwegingen kan het nodig zijn dat andere personen in de organisatie eveneens
betalingsbevoegdheid hebben. In dat geval dienen op basis van de Administratieverordening betalingen door ter minste twee personen te worden getekend of gefiatteerd, waarvan er ten minste een niet belast mag zijn met de financiële administratie. Deze voorschriften gelden zowel voor de betalingen ten laste van de
kwaliteitsrekeningen en de betalingen ten laste van rekeningen waarover het kantoor krachtens
volmacht kan beschikken (“per adres” of “inzake” rekeningen).
De in 2022 ingevoerde beleidsregel reikt de notaris aanvullende handvatten aan voor het inrichten van een concrete werkwijze waarbij bij iedere uitbetaling tenminste twee controlerende én fiatterende medewerkers zijn betrokken, teneinde het risico op een betaalfout zoveel mogelijk te voorkomen. Wordt de in de beleidsregel beschreven werkwijze niet gevolgd dan voorziet de beleidsregel in een voorgeschreven vastlegging van de afwijkende handelwijze. De notaris moet dan kunnen uitleggen welke maatregelen getroffen zijn. Het BFT verwacht dat accountants bij de (jaarlijkse) beoordeling van de AO/IC aandacht besteden aan de wijze waarop de notaris invulling heeft gegeven aan de handvatten die de beleidsregel biedt.