Het bestuur van de KBvG heeft naar aanleiding van een recente uitspraak van het Gerechtshof Amsterdam de Bestuursregel Verslagstaten aangepast om zo de hoogte van de bewaarplicht te verduidelijken. Hiertoe is overgegaan omdat het hof besliste dat de voorgeschreven berekeningswijze in het verslag van Werkgroep Blos op meerdere manieren kon worden uitgelegd.
In de Bestuursregel is nu expliciet bepaald dat de berekening van de bewaarplicht óf op eiserniveau óf op dossierniveau dient plaats te vinden en dat het niet is toegestaan om de bewaarplicht te berekenen op opdrachtgeversniveau.
Het BFT benadrukt dat, zoals ook in de Bestuursregel is vermeld, de berekening van de bewaarplicht periodiek moet plaatsvinden. Dit betekent in praktijk -tenminste- voordat er gelden vanaf de kwaliteitsrekening worden overgemaakt. En tevens aan het einde van elk kwartaal, ten behoeve van de kwartaalgegevens die bij het BFT worden ingediend.
Naar aanleiding van vragen uit de beroepsgroep hierover, wijst het BFT er op dat de op dossier- én eiserniveau gemaakte berekeningen van de bewaarplicht en de onderliggende stukken ook moeten worden bewaard. Dit betreft dus ten minste de volgende stukken:
1. een overzicht waarop de bewaarplicht van elk dossier inzichtelijk is, alsmede de daarbij behorende berekening van de totale bewaarplicht op dossierniveau (kwaliteitsoverzicht en verslag);
2. een overzicht waarop de bewaarplicht van elk dossier en alle afzonderlijke eisers inzichtelijk is, alsmede de daarbij behorende berekening van totale bewaarplicht op eiserniveau (kwaliteitsoverzicht en verslag);
3. een op de onder punt 1. en 2. genoemde stukken aansluitende balans, waaruit in elk geval alle bij de berekening van de bewaarplicht betrokken grootboekrekeningen blijken, zoals ‘niet in dossiers verwerkte voorschotten’ en ‘onbekende betalingen’.