Artikel 3 van de Administratieverordening schrijft voor dat een zaken-/dossieradministratie wordt
gevoerd die compleet en in voldoende mate gedetailleerd is, zodat op elk moment de financiële status
en de voortgang van de in behandeling genomen opdrachten blijkt. De dossieradministratie dient derhalve doorlopend te worden bijgewerkt, zodat op ieder moment de cliëntenschulden en de af te dragen overdrachtsbelasting bepaald kunnen worden.
In de praktijk zal vaak volstaan kunnen worden met een intern controleproces waarbij wellicht niet
dagelijks, maar wel met een afgesproken frequentie – bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks – wordt
gecontroleerd dat de dossieradministratie volledig is bijgewerkt en is afgestemd met de betalingen en
ontvangsten op de kwaliteitsrekening(-en), zodat de bewaringspositie administratief is bijgewerkt.
Dit zal in ieder geval ieder kwartaal moeten gebeuren ten behoeve van de aan het BFT te rapporteren
kwartaalcijfers. Daarnaast is voorgeschreven dat voorafgaande aan iedere (tussentijdse) overboeking
van de kwaliteitsrekening naar de kantoor- of privé rekening de bewaringspositie wordt berekend, om
zeker te zijn dat die toereikend is. Dit voorschrift ligt vast in artikel 2 van de Administratieverordening.