Dit is uitgewerkt in de Regeling op het notarisambt (“Rna.”). De hoofdregel van artikel 2, lid 3 van de
Rna. is dat bij de jaarrekening van het kantoor een controleverklaring moet worden verstrekt door een
accountant als bedoeld in artikel 393, lid 1, Boek 2 Burgerlijk Wetboek.
Indien sprake is van een “klein kantoor” kan worden volstaan met een beoordelingsverklaring.
Een “klein kantoor” is volgens de definitie van artikel 1 Rna. een notarisorganisatie waar gedurende de twee voorgaande boekjaren is voldaan aan (tenminste) twee van de volgende drie criteria:
– het aantal medewerkers (naast de (kandidaat-)notarissen die ondernemersrisico lopen) is maximaal 20 FTE’s.
– de netto omzet is maximaal € 2.500.000.
– het aantal (kandidaat-)notarissen die ondernemersrisico lopen is maximaal vier. Bij kantoren die kwalificeren als samenwerkingsverband in de zin van de Verordening IDS geldt hiervoor maximaal twee
(kandidaat-) notarissen en maximaal drie andere zelfstandige beroepsbeoefenaren die ondernemersrisico lopen.
Bij een startend kantoor kan pas vanaf het 3e boekjaar worden beoordeeld of in de eerste twee boekjaren aan de criteria voor “klein kantoor” wordt voldaan. In navolging van de regelgeving voor toepassing van grootte criteria in titel 9, Boek 2 Burgerlijk Wetboek hanteert het BFT daar als uitgangspunt dat ingeval in het 1e of 2e boekjaar niet wordt voldaan aan tenminste twee van de bovengenoemde drie criteria, per definitie geen sprake kan zijn van een “klein kantoor”.
Voor de goede orde zij vermeld dat de verantwoordelijkheid voor het verstrekken van de juiste opdracht aan een accountant rust op de notaris(-sen). Het verdient aanbeveling om in situaties dat een kantoor niet langer voldoet aan de criteria voor “klein kantoor” vroegtijdig in het jaar met de accountant te bespreken dat de opdracht voor het lopende jaar wijzigt van beoordelingsopdracht in controleopdracht.