De bewaringspositie omvat de aanwezige cliëntengelden, verminderd met de verplichtingen aan derden. Onder de cliëntengelden worden verstaan zowel de derdengelden van artikel 25 Wna als gelden van derden waarover de notaris dan wel een medewerker van het notariskantoor bevoegd is te beschikken (“per adres” of “inzake” rekeningen). Onder de verplichtingen aan derden worden verstaan het totaal van de cliëntenschulden (waaronder ook is begrepen de af te dragen overdrachtsbelasting). De bewaringspositie moet altijd positief zijn. Bij [...]

Uit de overeenkomst met de bank moet blijken dat de bank de rekening als een kwaliteitsrekening ex art. 25 Wet op het notarisambt aanmerkt. Het BFT hanteert als regel dat de schriftelijke bevestiging van de bank waaruit de status van kwaliteitsrekening blijkt maximaal 3 jaar oud mag zijn. Bij iedere wijziging in de rekeningvoorwaarden of acceptatie door de notaris van wijzigingen in de algemene voorwaarden van de bank, dient ervoor te worden gewaakt dat deze [...]

Artikel 3 van de Administratieverordening schrijft voor dat een zaken-/dossieradministratie wordt gevoerd die compleet en in voldoende mate gedetailleerd is, zodat op elk moment de financiële status en de voortgang van de in behandeling genomen opdrachten blijkt. De dossieradministratie dient derhalve doorlopend te worden bijgewerkt, zodat op ieder moment de cliëntenschulden en de af te dragen overdrachtsbelasting bepaald kunnen worden. In de praktijk zal vaak volstaan kunnen worden met een intern controleproces waarbij wellicht niet [...]

Als sprake is van een bewaringsoverschot mag worden overgeboekt van de kwaliteitsrekening naar de kantoorrekening. Het BFT adviseert om een veilig overschot aan te houden op de kwaliteitsrekening om te voorkomen dat als gevolg van een (verhoudingsgewijs kleine) betaalfout in een cliëntdossier direct een negatieve bewaringspositie ontstaat. Voorafgaande aan de overboeking van de kwaliteitsrekening naar de kantoor- of de privé rekening moet de bewaringspositie worden berekend, om zeker te zijn dat die toereikend is voor [...]

Directe afschrijving door de bank van negatieve rente en bankkosten ten laste van de kwaliteitsrekening zou kunnen leiden tot een bewaringstekort als de afboeking groter is dan het op dat moment aanwezige overschot op de bewaringspositie. Het BFT dringt er daarom bij notarissen op aan dat zij met hun bank overeenkomen dat rente- en bankkosten ten laste van de kantoorrekening worden gebracht. Zo niet, dan dient de notaris zeker te stellen dat na verwerking van [...]

Op grond van artikel 25, lid 3, Wet op het notarisambt dient een notaris een tekort in het saldo op de bijzondere rekening terstond aan te vullen. Op basis van artikel 9, lid 3, Regeling op het notarisambt moeten risico’s inzake de bewaringspositie volledig en onverwijld aan het BFT worden gemeld. De aanwezigheid van een negatieve bewaringspositie valt in ieder geval onder deze meldingsplicht. Voor de melding kan gebruik worden gemaakt van het mailadres: melding25a@bureauft.nl [...]