Bij de berekening van de bewaringspositie is het van belang dat de vorderingen op cliënten uit de cliëntenschulden worden geëlimineerd. Indien dit wordt nagelaten worden de cliëntenschulden te laag gepresenteerd, en wordt dientengevolge de bewaringspositie te hoog weergegeven. Voorts dient de aan cliënten verschuldigde rente aan de cliëntenschulden te worden toegevoegd. Deze verschuldigde rente maakt immers deel uit van de cliëntenschulden en dus van de bewaarplicht. Kasgelden zijn geen onderdeel van de bewaringspositie. Tenslotte [...]

Volgens artikel 4 van de Administratieverordening dienen van iedere opdracht de financiële feiten te worden vastgelegd in de financiële administratie. Teneinde te allen tijde alle financiële feiten te kennen dienen alle boedels, waarbij de notaris of één van zijn medewerkers gemachtigd is om over de saldi op bankrekeningen (per adres respectievelijk “inzake” bankrekeningen) te beschikken, in de financiële administratie op te nemen. Dit betreft dus zowel de schulden als de saldi aan geldmiddelen betreffende [...]

Voor de praktijk BV/Holding die buiten het kantoor c.q. de maatschap staat en waarin geen activa/passiva zijn opgenomen die normaliter op de balans van het samenwerkingsverband staan, hoeft geen beoordelingsverklaring worden afgegeven. Slechts voor de jaarrekening waarin de notarispraktijk wordt verantwoord dient (ten minste) een beoordelingsverklaring te worden afgegeven.

De notaris kan ervoor kiezen zijn privé gegevens vóór 1 mei in te zenden. Dit is aan te bevelen indien de praktijk BV geen gebroken boekjaar heeft of wanneer er geen praktijk BV is. De vermogensgegevens zijn dan meestal gelijk aan die welke bij de aangifte inkomstenbelasting worden gebruikt. Hij kan er ook voor kiezen aan te sluiten bij de indiening van het kantoor, dus vóór 4 maanden na afloop van het boekjaar. Dit [...]

Na defungeren hoeft de notaris geen privé jaarstukken meer in te leveren bij het BFT. Wanneer diens notarispraktijk (het kantoor) niet wordt voortgezet, maar tussentijds – voor het einde van het boekjaar – wordt beëindigd, dient die jaarrekening schriftelijk, voorzien van de verklaring van een accountant, aan het BFT te worden opgestuurd.

Inzending conform het reglement verslagleggingstaten is verplicht vanuit wet- en regelgeving. Het BFT houdt financieel toezicht en vormt zich mede op basis van deze privéstukken een beeld van de (financiële) gezondheid van de notarissen. Daarom is het nodig dat deze stukken eenduidig zijn qua waardering en presentatie. De inkomensstaat is eenvoudig, die volgt uit de aangifte inkomstenbelasting, maar bij de vermogensstaat ligt dat anders. In de praktijk blijken er veel onvolkomenheden. Hier volgen enkele aanwijzingen: [...]

Voor de indiening van financiële gegevens door kantoren waarin notarissen samenwerken met andere (volgens de Verordening interdisciplianire Samenwerking 2015 toegestande) beroepsbeoefenaren, zoals advocaten, belastingadviseurs enz., is de rechtspersoon bepalend. Is er een afzonderlijke rechtspersoon voor de notariële taak binnen een IDS-kantoor, dan dient deze de separate notariële cijfers in. In het andere geval, slechts één rechtspersoon voor het totaal, worden de gezamenlijke cijfers ingediend. In dat geval dient de bewaringspositie van het notariaat apart [...]

In het op 1 januari 2010 van kracht geworden Reglement Verslagstaten, gebaseerd op artikel 2 en 10 van de Administratieverordening, zijn verslagstaten vastgesteld voor de indeling van de jaarstukken en voorschriften gegeven met betrekking tot de wijze en frequentie van berekening van de bewarings- en liquiditeitspositie. De notaris is verplicht zijn administratie zodanig in te richten dat de verslaggeving conform deze staten kan geschieden.In het reglement wordt in artikel 2 digitale indiening verplicht gesteld en [...]

In artikel 24 en 112, lid 1 Wna staat vermeld welke stukken de notaris aan het BFT dient te overleggen.

Het is van belang dat de notaris de jaarstukken tijdig verstrekt aan het BFT. Op grond van artikel 24 lid 4 Wna dienen de jaarstukken binnen 4 maanden na afloop van het boekjaar te worden ingediend bij het BFT te Utrecht, voorzien van een beoordelingsverklaring of controleverklaring van een accountant. Slechts op grond van bijzondere omstandigheden kan deze termijn – op (schriftelijk) verzoek van de notaris, en niet op verzoek van diens accountant – [...]