In een recent overleg tussen het ministerie van Justitie en het BFT heeft het BFT aangegeven dat het wenselijk zou zijn wanneer de algemene verplichting tot het overleggen van een samenstellingsverklaring bij de kwartaalcijfers wordt afgeschaft. Het ministerie heeft aangegeven die wens te ondersteunen.
Hiermee wordt een aanzienlijke administratieve lastenverlichting voor het notariaat bereikt.

De verplichting was reeds door het BFT opgeschort na de uitspraken van de bestuursrechter Amsterdam van 7 september 2017. Daarbij was geoordeeld dat de door de Minister in de Rna vastgelegde verplichting om een samenstellingsverklaring te overleggen, onvoldoende basis heeft in de Wet op het notarisambt (Wna).

Waarom afschaffen?
Reeds ten tijde van de evaluatie van het ontheffingsbeleid van de samenstellingsverklaring heeft het BFT aangegeven dat er behoefte was aan een evaluatie van de verplichting tot het indienen van een samenstellingsverklaring.
Inmiddels is er een aantal jaren ervaring met de verplichting tot het aanleveren van een samenstellingsverklaring bij de kwartaalcijfers.
Daarbij komt het volgende beeld vanuit het BFT naar voren.

Doel samenstellingsverklaring
Het aanvankelijke doel van de samenstellingsverklaring was het verkrijgen van integere cijfers. Daarnaast werd verwacht dat hiermee meer bewustheid bij de notarissen werd gecreëerd rondom de noodzaak van een juiste en volledige financiële administratie. De integere cijfers zijn nodig om tijdig tekorten op de derdenrekening te kunnen signaleren en tevens snel te kunnen onderkennen, wanneer een kantoor in een financieel kwetsbare situatie zit.

Is het doel bereikt?
Bovenstaand doel lijkt deels bereikt te zijn. Er zijn minder situaties geweest, waarbij de ingediende kwartaalcijfers aperte onjuistheden bevatten, die maakten dat er onterechte toezichtsancties werden opgestart. Denk dan bijvoorbeeld aan controles bij kantoren, die op basis van de ingediende cijfers een hoog risico leken te vormen of een aanzienlijk tekort op de derdenrekening leken te hebben, terwijl bij controle bleek dat de financiële cijfers niet overeenkwamen met de werkelijke, meer positieve cijfers.

Bijeffecten
Er is ook een aantal, aanvankelijk niet voorziene, bijeffecten geweest.
Zo ging de invoering van de verplichting gepaard met de mogelijkheid tot het vragen van een ontheffing. Om daar goed invulling aan te geven is beleid ontwikkeld.

De aanvragen voor de ontheffing leverden, een forse belasting op voor het BFT en de notariskantoren.
Het onderwerp samenstellingsverklaring werd meer en meer een beladen onderwerp. Er was veel onbegrip bij de notarissen. Zij vonden de verplichting kostbaar en zagen de meerwaarde vaak niet. Daarbij is vaak genoemd dat de samenstellingsverklaring op zich een goede verplichting zou kunnen zijn, doch nu voor veel te veel (goede) notarissen geldt. De behoefte aan maatwerk herkent het BFT. Binnen de huidige regelgeving is dat echter vrijwel onmogelijk.

Al met al wordt geconstateerd dat het beoogde doel, meer integere cijfers wel (deels) is bereikt. Daarmee kan worden gezegd dat de verplichting meerwaarde heeft. Deze meerwaarde wordt echter geminimaliseerd wanneer wordt gelet op de, niet voorziene, bijeffecten.
Daarmee kan niet worden gesteld dat de regelgeving effectief en efficiënt genoeg is.

De integere cijfers blijven uiteraard essentieel. Het blijft voor zowel de notaris als uiteindelijk voor de effectiviteit van het toezicht van het BFT van belang dat er voldoende bewustzijn is bij de notarissen rondom de noodzaak van een juiste en volledige financiële administratie.
Een gezamenlijke werkgroep van KNB en BFT zal alternatieven voor de algemene verplichting tot het overleggen van een samenstellingsverklaring uitwerken. Een van de mogelijkheden is het creëren van een mogelijkheid tot het in specifieke, individuele situaties kunnen opleggen van de verplichting tot het overleggen van een samenstellingstellingsverklaring bij de kwartaalcijfers.