BFT benadrukt belang zorgvuldige dossiervoering notaris na tuchtuitspraak
BFT wijst opnieuw op het belang van zorgvuldige dossiervoering door notarissen naar aanleiding van een recente tuchtuitspraak. In deze zaak, die door BFT aanhangig is gemaakt, oordeelde de tuchtrechter kritisch over de wijze waarop een notarieel dienstverlener zijn dossiers had ingericht.
De notaris legde informatie over vaste cliënten niet systematisch per dossier vast. In plaats daarvan werd (oude) cliëntinformatie uitsluitend bewaard in een fysieke, centrale map op kantoor. In individuele dossiers werd vervolgens slechts verwezen naar deze map, zonder dat per nieuwe opdracht een afzonderlijk en actueel cliëntonderzoek werd gedocumenteerd.
Oordeel
De tuchtrechter acht deze werkwijze onjuist en kwalijk. Deze aanpak wekt de indruk dat niet bij iedere nieuwe opdracht opnieuw een deugdelijk onderzoek wordt uitgevoerd naar de cliënt en de beoogde transactie. Daarmee voldoet de notaris niet aan de eisen die voortvloeien uit zijn poortwachtersrol.
Transparante dossiervoering essentieel
BFT benadrukt dat een zorgvuldige en transparante dossiervoering essentieel is om te kunnen aantonen dat aan de wettelijke verplichtingen wordt voldaan, waaronder de verplichtingen uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft). Het enkel verwijzen naar eerder verzamelde informatie is daarbij onvoldoende: per dossier moet duidelijk blijken welke controles zijn uitgevoerd en welke afwegingen zijn gemaakt.
Praktische tips
Ter ondersteuning heeft BFT eerder praktische tips gepubliceerd voor (kandidaat-)notarissen over dossiervoering binnen poortwachtersdossiers. Deze handvatten helpen bij het structureel en volledig vastleggen van cliëntonderzoek en risicobeoordelingen.