Veelgestelde vragen notarissen

De bewaringspositie omvat de cliëntengelden, verminderd met de verplichtingen aan derden. Onder de cliëntengelden worden verstaan zowel de derdengelden van artikel 25 Wna als gelden van derden waarover de notaris dan wel een medewerker van het notariskantoor bevoegd is te beschikken (“per adres” of “inzake” rekeningen). Onder de verplichtingen aan derden worden verstaan het totaal van de cliëntenschulden (waaronder ook is begrepen de af te dragen overdrachtsbelasting). De bewaringspositie moet altijd positief zijn.
Bij de berekening van de bewaringspositie moeten de vorderingen op cliënten uit de cliëntschulden worden geëlimineerd. Anders worden de cliëntenschulden te laag gepresenteerd en wordt de bewaringspositie te hoog weergegeven. Voorts dient de aan cliënten verschuldigde rente aan de cliëntenschulden te worden toegevoegd. Deze verschuldigde rente maakt immers deel uit van de cliëntenschulden en dus van de bewaarplicht. In principe is een eventuele vordering op de cliënten uit dien hoofde geen onderdeel van de bewaringspositie. Anders is het indien deze vordering met toestemming van de cliënt gesaldeerd kan worden met de beschikbare cliëntengelden. Kasgelden zijn geen onderdeel van de bewaringspositie. Gelden van derden, waarover het notariskantoor krachtens volmacht kan beschikken, zoals geldmiddelen op “per adres” of “inzake” rekeningen, dienen te worden verantwoord onder gelijktijdige opname van de (even grote) schuld als afzonderlijke post onder de cliëntenschulden.

Uit de overeenkomst met de bank moet blijken dat de bank de rekening als een kwaliteitsrekening ex art. 25 Wet op het notarisambt aanmerkt. Het BFT hanteert als regel dat de schriftelijke bevestiging van de bank waaruit de status van kwaliteitsrekening blijkt maximaal 3 jaar oud mag zijn. Bij iedere wijziging in de rekeningvoorwaarden of acceptatie door de notaris van wijzigingen in de algemene voorwaarden van de bank, dient ervoor te worden gewaakt dat deze wijziging niet het karakter van de rekening als kwaliteitsrekening aantast.

Artikel 3 van de Administratieverordening schrijft voor dat een zaken-/dossieradministratie wordt gevoerd die compleet en in voldoende mate gedetailleerd is, zodat op elk moment de financiële status en de voortgang van de in behandeling genomen opdrachten blijkt. De dossieradministratie moet daarom doorlopend worden bijgewerkt, zodat op ieder moment de cliëntenschulden en de af te dragen overdrachtsbelasting bepaald kan worden. In de praktijk zal vaak volstaan kunnen worden met een intern controleproces waarbij wellicht niet dagelijks, maar wel met een afgesproken frequentie – bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks – wordt gecontroleerd dat de dossieradministratie volledig is bijgewerkt en is afgestemd met de betalingen en ontvangsten op de kwaliteitsrekening(-en), zodat de bewaringspositie administratief is bijgewerkt. Dit zal in ieder geval moeten gebeuren ten behoeve van de aan het BFT te rapporteren kwartaalcijfers. Daarnaast is voorgeschreven dat voorafgaande aan iedere (tussentijdse) overboeking van de kwaliteitsrekening naar de kantoor- of privé rekening de bewaringspositie wordt berekend om
zeker te zijn dat die toereikend is. Deze eis is opgenomen in artikel 2 van de Administratieverordening.

Als sprake is van een bewaringsoverschot mag worden overgeboekt van de kwaliteitsrekening naar de
kantoorrekening. Het BFT adviseert om een veilig overschot aan te houden op de kwaliteitsrekening
om te voorkomen dat als gevolg van een (verhoudingsgewijs kleine) betaalfout in een cliëntdossier
direct een negatieve bewaringspositie ontstaat. Voorafgaande aan de overboeking van de
kwaliteitsrekening naar de kantoor- of de privé rekening moet de bewaringspositie worden berekend,
om zeker te zijn dat die toereikend is voor de overboeking. Dit voorschrift ligt vast in artikel 2 van de
Administratieverordening.

Directe afschrijving door de bank van negatieve rente en bankkosten ten laste van de kwaliteitsrekening zou kunnen leiden tot een bewaringstekort. Het BFT dringt er daarom bij notarissen op aan dat zij met hun bank overeenkomen dat rente- en bankkosten ten laste van de kantoorrekening worden gebracht. Zo niet, dan moet de notaris ervoor zorgen dat na afschrijving van rente en bankkosten nog altijd sprake is van een positieve bewaringspositie.

Op grond van artikel 25, lid 3 Wna moet een notaris een tekort in het saldo op de bijzondere rekening terstond aanvullen. Op basis van artikel 9, lid 3, Rna moeten risico’s inzake de bewaringspositie volledig en onverwijld aan het BFT worden gemeld. Een negatieve bewaringspositie valt in ieder geval onder deze meldingsplicht. Meldingen kunnen worden gedaan via melding25a@bureauft.nl. Bij de melding moet worden toegelicht wanneer en waardoor de negatieve bewaringspositie is ontstaan, het bedrag van het tekort en op welk moment het tekort is aangevuld.

Volgens artikel 2 van de Administratieverordening moet de administratie zo zijn ingericht dat de
verslaggeving kan geschieden volgens de indeling van de balans en resultatenrekening in de staten
(kwartaal- en jaarstaten). Voor de balanswaardering en resultaatbepaling zijn de waarderingsvoorschriften van titel 9, Burgerlijk Wetboek 2, van toepassing, ongeacht de rechtsvorm
waarin de praktijkuitoefening plaatsvindt. Ook is van belang dat balansposten correct worden gerubriceerd (langlopend en kortlopend), zodat uit de balans de liquiditeitspositie van de notarispraktijk blijkt. Deze dient altijd positief te zijn. Tussentijdse cijfers (de kwartaalstaten) dienen op dezelfde waarderings- en presentatiegrondslagen als de jaareinde cijfers te worden opgesteld.

De dossieradministratie is van kritisch belang voor een goede praktijkvoering. Ze dient compleet te zijn, in voldoende mate gedetailleerd en per dossiernummer inzicht te geven in de status van het lopende of gesloten dossier. Ontvangen cliëntgelden en te betalen cliëntschulden (waaronder af te dragen overdrachtsbelasting) moeten vastgelegd zijn op dossierniveau en aansluiten op de financiële administratie. Periodiek moet de voortgang van de opdrachten door middel van afstemming met de financiële administratie worden bewaakt. Deze controle moet onderdeel uitmaken van de kantoorprocedures (zie artikel 3 Administratieverordening).
Voor de (interne) controle op de voortvarende afwikkeling van zaakdossiers, op de rechtmatigheid van betalingen (“uitboekingen”) en op de juiste en volledige registratie van cliëntschulden is het noodzakelijk dat de dossieradministratie voldoende
gedetailleerd is en doorlopend wordt bijgewerkt door de dossierbehandelaars.

Voor een juiste berekening van de bewaringspositie is het van belang dat de vorderingen op cliënten uit de cliëntschulden worden geëlimineerd. Als dit wordt nagelaten worden de cliëntschulden te laag gepresenteerd en wordt daarmee de bewaringspositie te hoog weergegeven. Vorderingen op cliënten moeten dan ook in de rapportage aan het BFT als (overige) vorderingen worden verwerkt en niet gesaldeerd met de cliëntschulden.

Hierover zijn voorschriften opgenomen in de artikelen 5 en 6 van de Administratieverordening. De notarispraktijk moet procedures en maatregelen van interne controle rond het betalingsverkeer hebben om te waarborgen dat alle betalingen rechtmatig plaatsvinden. Dat betekent tijdig, voor het juiste bedrag en aan de juiste rechthebbende. Sinds april 2022 is daarnaast voor de inrichting van de betaalprocedures en de interne functiescheidingen de Beleidsregel Fiattering Uitbetalingen van kracht, zoals vastgesteld door het bestuur van de KNB.
Tekeningsbevoegdheid voor betalingen is in beginsel aan de notaris voorbehouden. Uit praktische overwegingen kan het nodig zijn dat andere personen in de organisatie eveneens betalingsbevoegdheid hebben. In dat geval moeten op basis van de Administratieverordening betalingen door ter minste twee personen worden getekend of gefiatteerd, waarvan er ten minste een niet belast mag zijn met de financiële administratie. Deze voorschriften gelden zowel voor de betalingen ten laste van de kwaliteitsrekeningen als voor betalingen ten laste van rekeningen waarover het kantoor krachtens volmacht kan beschikken (“per adres” of “inzake” rekeningen).
De in 2022 ingevoerde beleidsregel reikt de notaris aanvullende handvatten aan voor het inrichten van een concrete werkwijze waarbij bij iedere uitbetaling tenminste twee controlerende én fiatterende medewerkers zijn betrokken, teneinde het risico op een betaalfout zoveel mogelijk te voorkomen. Wordt de in de beleidsregel beschreven werkwijze niet gevolgd dan vereist de beleidsregel een vastlegging van de afwijkende handelwijze. De notaris moet dan kunnen uitleggen welke maatregelen getroffen zijn. Het BFT verwacht dat accountants bij de (jaarlijkse) beoordeling van de AO/IC aandacht besteden aan de wijze waarop de notaris invulling heeft gegeven aan de handvatten die de beleidsregel biedt.

Als sprake is van een notarispraktijk (al dan niet als onderdeel van een samenwerkingsverband in de zin van de Verordening interdisciplinaire samenwerking) waarvan het boekjaar eindigt op een andere datum dan 31 december, dan gelden de volgende regels:
Het boekjaar wordt aangeduid met het kalenderjaar waarin het eindigt. Bijvoorbeeld: een boekjaar dat eindigt op 30 april 2024 is “boekjaar 2024”.
Kwartaalcijfers van het kantoor moeten uiterlijk 1 maand na afloop van het kwartaal worden ingediend. Hierbij gelden de boekhoudkundige kwartalen als basis. Dus een praktijk met een jaareinde balansdatum op 30 april moet uiterlijk 31 augustus zijn eerste kwartaalcijfers indienen (mei t/m juli) als tussentijdse cijfers.
De jaarstaten van kantoor (inclusief accountantsverklaring en rapportage) moeten uiterlijk 4 maanden na afloop van het boekjaar zijn ingediend. Voor de indiening van de jaarverslagstaten kan maximaal 2 maanden uitstel verleend worden door het BFT. Van belang is dat dit uitstel tijdig (vóór de reguliere indiendatum) en gemotiveerd wordt aangevraagd. De notaris kan er voor de indiening van de privé jaarstaten voor kiezen om aan te sluiten bij het moment van indiening van de jaarstaten door kantoor (dus uiterlijk 4 maanden na afloop boekjaar) of
(uiterlijk) 4 maanden na afloop van het kalenderjaar. Deze keuze zal gewoonlijk met name afhangen
van het boekjaar van een (eventuele) persoonlijke holding van de notaris. Eindigt het boekjaar daarvan gelijktijdig met het boekjaar van kantoor, dan is gelijktijdige indiening met de jaarstaten van kantoor veelal praktisch. De opstelling van het privé- vermogen dient dan wel per diezelfde datum te zijn.

In beginsel niet. Het betreft immers beide de bewaringspositie per balansdatum, gewoonlijk 31 december. Het totaal aan gelden op de kwaliteitsrekening en de saldi op “per adres” en “inzake” rekeningen zal dus hetzelfde moeten zijn. Dat geldt ook voor de in de balans verwerkte cliëntschulden en te betalen overdrachtsbelasting. Wijken de 4e kwartaalstaten op een van deze onderdelen af van de jaarstaten, dan is dat een aanwijzing dat op kwartaalbasis wellicht onjuist is gerapporteerd en dat de interne procedure voor opstelling en indiening van kwartaalcijfers moet worden aangescherpt.

Ja, dat is mogelijk. Verschillen kunnen ontstaan door correcties op balansposten als gevolg van de controle door de accountant en door aanpassingen na indiening van de kwartaalcijfers in de boekhoudkundige reserveringen (waaronder bijvoorbeeld een aanpassing van de management fee over het afgesloten boekjaar) of de verwerking van de te betalen (vennootschaps-) belasting of een dividendbesluit.

Zie artikel 2 van de Administratieverordening. Hierin is bepaald dat ongeacht de rechtsvorm van de notarispraktijk de waarderingsgrondslagen ex titel 9, Boek 2 BW gelden. Uiteraard is ook het Reglement verslagstaten 2010 van toepassing. Ook daar is vastgelegd dat het uitgangspunt voor de kantoorbalans en de resultatenrekening de regelgeving conform BW 2 titel 9 is, met als kanttekening dat in enkele situaties bewust van deze regelgeving is afgeweken in de staten, dan wel dat de volgens BW 2 titel 9 en verdere regelgeving gegeven mogelijkheden tot waardering, resultaatbepaling en presentatie zijn beperkt. Deze aanpassingen en beperkingen zijn voor alle verslagstaten verplicht.

In de DiginBFT-verslagstaten kunnen de doorberekende (notariële) kosten worden verantwoord in de rubriek: Direct toerekenbare kosten, onder de post: Notariële kosten, leges, KvK en registratiekosten e.d

De negatieve rentekosten worden in de BFT-rapportage verantwoord in de rubriek: Financiële baten en lasten. De negatieve rentekosten worden verantwoord als financiële lasten of worden in mindering gebracht op de cliëntschuld indien hierover met de cliënt afspraken zijn gemaakt. De bij uw cliënt in rekening gebrachte bedragen zijn onderdeel van de financiële baten.

De management fee kan in de BFT-verslagstaten onder de personeelskosten worden verantwoord. Er is een aparte regel opgenomen voor het salaris / management fee van de aandeelhouders en vennoten.

De “nog te factureren debiteuren” maken onderdeel uit van de post onderhanden werk. De post debiteuren heeft betrekking op vorderingen uit hoofde van geleverde diensten waarvoor een declaratie / factuur is verzonden.

De (model)kantoorstaten hebben betrekking op balans en resultatenrekening van de notarispraktijk, in de situatie van uitoefening van de praktijk door middel van een rechtspersoon of van meerdere rechtspersonen. De cijfers van de aparte vennootschap met het kantoorpand maken in principe onderdeel uit van de buitenmaatschappelijke balans. Afhankelijk van de context kan het BFT met u een andere verwerkingswijze afspreken.

Deze vordering en schulden van kantoor en privé moeten worden verantwoord onder de rubrieken: Vorderingen of Kortlopende schulden. In deze rubrieken is een aparte regel opgenomen voor de rekening-courant van aandeelhouders / vennoten.

Op grond van artikel 25a Wna en artikel 9 lid 4 Rna moet een melding bij het BFT worden gedaan van gebeurtenissen die van nadelige invloed kunnen zijn op de solvabiliteit en/of liquiditeit, ten aanzien van de notarisorganisatie en/of de notaris privé. In ieder geval moet er worden gemeld als sprake is van een negatieve liquiditeits- en/of solvabiliteitspositie, ten aanzien van de notarisorganisatie en/of de notaris privé.

De vorderingen en schulden van kantoor op privé (of op de privé-holding) of op een gelieerde vennootschap tellen mee voor de vaststelling van de liquiditeits- en solvabiliteitspositie. Bij financiële instellingen en toezichthouders is het te doen gebruikelijk bij het beoordelen van de financiële weerbaarheid van een onderneming om het saldo van de vordering op privé (of op de privé-holding) in mindering op te brengen op het eigen vermogen en de liquiditeit. Hierbij wordt ook beoordeeld in hoeverre de te vorderen bedragen op korte termijn kunnen worden terugbetaald en/of kunnen worden verrekend met een opname van kapitaal en/of een dividenduitkering.

Het is de notaris niet toegestaan zich borg en aansprakelijk te stellen voor de schulden van anderen (artikel 23 lid 2c Wna). Dit is een absoluut verbod. Borgstelling / aansprakelijkheid voor schulden dient te worden toegelicht in de jaarverslagstaten van DiginBFT. 

Er zijn twee voor de hand liggende methoden:
1.    FTE berekenen aan de hand van het totale aantal beschikbare arbeidsuren volgens de arbeidscontracten, gedeeld door het aantal uren van de werkweek (36 uur of 40 uur)
2.    FTE berekenen aan de hand van het op de verzamelloonstaat van een boekjaar vermelde aantal svw-dagen. Het aantal FTE is dan: totaal aantal svw-dagen volgens de verzamelloonstaat, gedeeld door het aantal werkbare dagen (voor het boekjaar 2022 : 260 werkbare dagen).

Voor de wijze waarop het praktijkinkomen moet worden berekend wordt verwezen naar de opstelling voor het berekenen van het praktijkinkomen in de DiginBFT-verslagstaat, die als volgt is weergegeven onder de resultatenrekening:

Berekening praktijkinkomen

Op grond van artikel 25a Wna en artikel 9 lid 4 Rna moet een melding bij het BFT worden gedaan voor gebeurtenissen die van nadelige invloed kunnen zijn op de solvabiliteit en/of liquiditeit, ten aanzien van de notarisorganisatie en/of de notaris privé. In ieder geval moet worden gemeld als sprake is van een negatieve liquiditeits- en/of solvabiliteitspositie, ten aanzien van de notarisorganisatie en/of de notaris in privé. Meldingen kunnen worden gedaan via melding25a@bureauft.nl.

Voor nadere informatie over regelgeving met betrekking tot de privé-staten wordt verwezen naar het Reglement verslagstaten 2010. Het reglement kan hier worden gevonden. De privé-vermogensopstelling’ wordt gebruikt voor de beoordeling van (de samenstelling van) het zogenaamde notarieel aansprakelijk vermogen. In geval van een huwelijk in algehele gemeenschap van goederen betreft het notarieel aansprakelijk vermogen het totale privé vermogen van de notaris en haar of zijn partner. In geval van huwelijkse voorwaarden/geregistreerd partnerschap is het notarieel aansprakelijk vermogen het privé vermogen van de notaris tezamen met haar/zijn aandeel in het gemeenschappelijk vermogen met de partner.

Voor zover van toepassing moeten op de verslagstaten ‘Balans: activa’ en ‘Balans: passiva’ de financiële feiten worden vermeld van de rechtspersoon waarmee de notaris deelneemt in het notariskantoor, dan wel van de buitenmaatschappelijke vermogensopstelling. Indien sprake is van een rechtspersoon met daarboven een holding, worden de geconsolideerde cijfers vermeld. De financiële gegevens van het notariskantoor worden afzonderlijk ingediend en moeten niet geconsolideerd worden in de verslagstaten ‘Balans: activa’ en ‘Balans: passiva’.

Het aandeel van het kantoorvermogen wordt bepaald aan de hand van het in de verslagstaten van de notarispraktijk vermelde totale eigen vermogen van de notarispraktijk en het percentage waartoe de notaris direct of indirect gerechtigd is tot de resultaten van de notarispraktijk, of – als bijvoorbeeld sprake is van een maatschap – het relatieve aandeel van de notaris in het totale maatschapsvermogen. Het aandeel in het kantoorvermogen wordt in de privé vermogensopstelling verantwoord in de rubriek Financiële vaste activa onder de post: Deelnemingen.

Stel:
Eigen vermogen van de notarispraktijk volgens de kantoorstaten bedraagt: € 500.000;
De notaris heeft een kapitaalbelang van: 50%;
De waardering van de deelneming: 50% van € 500.000 = € 250.000.

Voor zover van toepassing moeten op de verslagstaten ‘Balans: activa’ en ‘Balans: passiva’ de financiële feiten worden vermeld van de rechtspersoon waarmee de notaris deelneemt in het notariskantoor, dan wel van de buitenmaatschappelijke vermogensopstelling. Als sprake is van een rechtspersoon met daarboven een holding, worden de geconsolideerde cijfers vermeld. De ‘privé-vermogensopstelling’ is een weergave van (de samenstelling van) het zogenaamde notarieel aansprakelijk vermogen. In geval van een huwelijk in algehele gemeenschap van goederen, is dit het totale privévermogen van de notaris en haar/zijn partner. In geval van huwelijkse voorwaarden/ geregistreerd partnerschap is het notarieel aansprakelijk vermogen het privévermogen van de notaris tezamen met haar/zijn aandeel in het gemeenschappelijk vermogen met de partner.

Deelnemingen worden gewaardeerd tegen de nettovermogenswaarde. In beginsel is dit het aandeel in het eigen vermogen van een deelneming. Als deze negatief is, moet de negatieve waarde worden verantwoord.

De latente belastingschuld in de opstelling van het privévermogen zal veelal betrekking hebben op het aanmerkelijk belang in de personal holding van de notaris. Deze moet berekend worden tegen het actuele tarief van BOX 2 van de inkomstenbelasting en wordt berekend over het verschil tussen de intrinsieke waarde en de fiscale kostprijs van het aanmerkelijk belang.